Cách Gói Hàng Gửi Bưu Điện Chi Tiết Nhất Hiện Nay

Cách gói hàng gửi bưu điện đúng chuẩn giúp hàng hóa đến tay người nhận nguyên vẹn, không móp méo hay hư hỏng. Từ việc chọn thùng carton phù hợp đến quấn chống sốc và dán nhãn cẩn thận, mọi bước đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng vận chuyển. Áp dụng đúng kỹ thuật đóng gói giúp tiết kiệm chi phí, tránh rủi ro và nâng cao uy tín khi giao hàng. Hãy cùng Anna Packing tìm hiểu chi tiết ngay bên dưới để nắm trọn quy trình an toàn nhất nhé!

Vì sao cần gói hàng đúng cách trước khi gửi bưu điện?

Cách gói hàng gửi bưu điện quyết định độ an toàn của sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển. Hàng hóa phải trải qua nhiều khâu trung chuyển, dễ bị va đập, ẩm mốc hoặc móp méo nếu bao bì không chắc chắn. Việc gói hàng đúng chuẩn giúp giảm rủi ro hư hỏng, tiết kiệm chi phí và đảm bảo bưu điện dễ dàng phân loại, xử lý nhanh chóng.

Gói hàng đúng cách còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi, nhất là với cá nhân, cửa hàng bán online. Một kiện hàng được đóng gói cẩn thận, ghi rõ thông tin người gửi – người nhận, có lớp chống sốc và dán nhãn phù hợp giúp tăng uy tín, đồng thời hạn chế tình trạng khiếu nại hoặc hoàn trả không đáng có.

Quy định của bưu điện khi gửi hàng

1. Mặt hàng được phép và không được phép gửi

Bưu điện cho phép gửi hầu hết hàng hóa phục vụ sinh hoạt, kinh doanh như quần áo, sách vở, thiết bị điện tử, mỹ phẩm, thực phẩm khô… Tuy nhiên, các mặt hàng thuộc danh mục cấm như chất nổ, chất dễ cháy, vũ khí, hóa chất độc hại, động vật sống, tiền mặt, kim loại quý hay hàng vi phạm bản quyền sẽ bị từ chối vận chuyển. Người gửi nên kiểm tra kỹ danh sách hàng hóa được phép để tránh vi phạm quy định và đảm bảo cách gói hàng gửi bưu điện đúng chuẩn.

2. Tiêu chuẩn kích thước, trọng lượng và bao bì

Mỗi kiện hàng gửi bưu điện phải đáp ứng giới hạn trọng lượng tối đa 31,5 kg cho bưu kiện trong nước và 20 kg đối với hàng quốc tế. Kích thước không vượt quá 1,5 m cho chiều dài và tổng chu vi không quá 3 m. Bao bì cần kín, chắc chắn, chịu lực tốt, tránh rách khi vận chuyển. Hàng dễ vỡ phải có lớp đệm hoặc xốp bong bóng để giảm va chạm. Việc tuân thủ tiêu chuẩn này giúp hàng đến nơi an toàn và không bị từ chối tại quầy gửi.

3. Trách nhiệm của người gửi trong việc đóng gói

Người gửi chịu trách nhiệm toàn bộ về độ an toàn của kiện hàng. Bao gói phải đảm bảo hàng hóa không gây nguy hiểm, không làm hư hỏng bưu phẩm khác. Nội dung ghi trên gói hàng cần trung thực, rõ ràng. Tem “Hàng dễ vỡ” hoặc “Giữ khô ráo” phải dán ở vị trí dễ thấy. Thực hiện đúng các yêu cầu này là bước quan trọng để cách gói hàng gửi bưu điện đạt chuẩn, hạn chế rủi ro thất lạc hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển.

Chuẩn bị vật liệu cần thiết trước khi gói hàng

1. Hộp carton, túi nilon, xốp bong bóng, băng keo, giấy báo

Hộp carton là lớp bảo vệ đầu tiên, giúp hàng hóa cố định và chống va đập trong suốt quá trình vận chuyển. Túi nilon chống ẩm, xốp hơi hoặc xốp foam giảm chấn, băng keo cố định miệng hộp, còn giấy báo lót giữ sản phẩm không xê dịch. Mỗi loại vật liệu đều đóng vai trò quan trọng trong cách gói hàng gửi bưu điện an toàn, đúng chuẩn và tránh hư hỏng khi di chuyển đường dài.

2. Cách chọn kích thước hộp phù hợp với từng loại hàng

Kích thước hộp cần vừa vặn sản phẩm, không thừa không thiếu để tránh hàng bị bóp méo hoặc rung lắc. Hàng dễ vỡ nên chọn hộp dày, chừa khoảng trống 2–3 cm quanh sản phẩm để chèn xốp bong bóng. Hàng nhẹ như quần áo có thể dùng hộp mỏng hoặc túi nilon dán kín. Cách chọn đúng kích thước giúp tối ưu phí gửi và nâng cao độ an toàn khi gói hàng gửi qua bưu điện.

3. Những vật liệu cần tránh khi gói hàng

Không nên dùng dây vải, dây thừng, giấy gói mềm hoặc túi rách vì dễ bung trong quá trình vận chuyển. Bao bì có dầu mỡ, mùi hôi, hoặc vật liệu tái chế kém chất lượng cũng bị bưu điện từ chối nhận. Lựa chọn vật liệu sạch, bền, chống thấm sẽ giúp cách gói hàng gửi bưu điện đạt tiêu chuẩn và đảm bảo hàng hóa đến nơi nguyên vẹn.

Hướng dẫn chi tiết cách gói hàng gửi bưu điện

1. Hàng thông thường (quần áo, giày dép, mỹ phẩm)

Quần áo gấp gọn, cho vào túi nilon chống ẩm, đặt hộp carton vừa vặn. Giày dép chèn giấy giữ form, mỹ phẩm bọc riêng từng món bằng xốp hơi, dán kín băng keo chắc chắn.

2. Hàng điện tử (điện thoại, laptop, phụ kiện)

Thiết bị tắt nguồn, bọc xốp bong bóng nhiều lớp, đặt hộp carton dày, vừa khít. Phụ kiện gói riêng, cố định chắc chắn, dán nhãn “Hàng điện tử – dễ vỡ”.

3. Hàng dễ vỡ (ly, chén, gốm sứ, thủy tinh)

Từng món bọc xốp riêng, thêm mút hoặc hạt xốp lấp kín khoảng trống. Dán nhãn “Fragile – Hàng dễ vỡ” ở nhiều mặt để tránh va chạm mạnh khi vận chuyển.

4. Hàng chất lỏng hoặc mỹ phẩm dạng chai

Chai vặn nắp chặt, dán băng keo quanh miệng, bọc túi zip hai lớp, xếp đứng trong hộp. Dùng xốp hoặc giấy chèn kín để tránh rung lắc, thấm rò rỉ.

5. Hàng dạng cuộn (tranh ảnh, bản vẽ, poster)

Cuộn nhẹ, đặt trong ống giấy hoặc ống nhựa có nắp, hai đầu bịt kín. Bọc thêm túi chống ẩm, đảm bảo sản phẩm phẳng, không gãy mép trong quá trình gửi.

Cách dán thông tin người gửi và người nhận

1. Ghi thông tin rõ ràng, đúng vị trí

Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ, số điện thoại của hai bên. Dán người nhận ở giữa mặt trên, người gửi ở góc trái trên. Chữ in rõ, không nhòe mực để bưu điện xử lý nhanh, tránh thất lạc – yếu tố quan trọng trong cách gói hàng gửi bưu điện.

2. Cách dán tem, mã vận đơn, tem “Hàng dễ vỡ”

Tem vận đơn dán ở giữa mặt trên, bề mặt phẳng, không che băng keo. Hàng dễ vỡ cần gắn tem cảnh báo ở hai bên. Tem cảnh báo khác như “Không lật ngược” hoặc “Chất lỏng” nên bổ sung tùy loại hàng.

3. Lưu ý khi gửi hàng có thu hộ (COD)

Ghi rõ số tiền thu hộ trên vận đơn, ký xác nhận theo mẫu. Dán tem COD màu vàng/cam và chụp lại mã vận đơn để tra cứu. Cách làm này giúp gói hàng gửi bưu điện chính xác và an toàn hơn.

Quy trình gửi hàng tại bưu điện

1. Kiểm tra và cân hàng

Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng gói hàng để bảo đảm đúng quy cách, không chứa hàng cấm hoặc hàng dễ cháy nổ. Trọng lượng và kích thước được cân đo chính xác nhằm tính phí vận chuyển. Người gửi nên gói hàng cẩn thận trước đó, tuân thủ hướng dẫn trong cách gói hàng gửi bưu điện để tránh bị từ chối nhận gửi.

2. Điền phiếu gửi / hóa đơn vận chuyển

Phiếu gửi bao gồm đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, loại hàng, giá trị và hình thức dịch vụ. Thông tin càng rõ ràng, quá trình giao hàng càng nhanh và giảm sai sót. Với dịch vụ COD, cần ghi rõ số tiền thu hộ và kiểm tra kỹ trước khi ký xác nhận.

3. Nộp phí và nhận biên lai

Sau khi hoàn tất thủ tục, nhân viên sẽ báo phí gửi hàng theo khối lượng, kích thước và loại dịch vụ (bưu phẩm thường, EMS, bưu kiện...). Người gửi thanh toán, nhận biên lai và giữ lại để đối chiếu trong quá trình vận chuyển.

4. Theo dõi đơn hàng qua mã vận đơn

Mỗi kiện hàng được gắn mã vận đơn riêng, giúp tra cứu trạng thái trực tuyến qua website hoặc ứng dụng của VNPost. Việc theo dõi thường xuyên giúp phát hiện sớm sự cố và đảm bảo gói hàng đến đúng địa chỉ.

Những lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

1. Cách đảm bảo hàng không bị bóc mở khi vận chuyển

Dán kín miệng hộp bằng băng keo hình chữ H, niêm phong tem vận đơn chồng lên mép keo. Dùng màng co hoặc dây ràng nhựa cho kiện hàng giá trị cao để tăng an toàn.

2. Thời gian vận chuyển và chính sách bồi thường

Dịch vụ EMS thường 1–3 ngày, bưu kiện 3–7 ngày. Khai báo đúng giá trị hàng giúp được bồi thường đầy đủ khi xảy ra hư hỏng hoặc thất lạc.

3. Lỗi thường gặp khi gói hàng và cách khắc phục

Hộp quá rộng khiến hàng xô lệch, nên chèn xốp hoặc giấy báo. Băng keo dán hở làm bụi, nước lọt vào; cần dán kín hình chữ H. Hàng dễ vỡ phải dán nhãn “Fragile” rõ ràng.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Bưu điện có hỗ trợ đóng gói hàng không?

Bưu điện có hỗ trợ đóng gói với hộp, túi, xốp bong bóng đạt chuẩn. Tuy nhiên, nên tự gói trước theo hướng dẫn cách gói hàng gửi bưu điện để tiết kiệm thời gian.

2. Gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện có an toàn không?

An toàn nếu gói đúng quy cách, bọc nhiều lớp chống sốc và dán nhãn “Hàng dễ vỡ”. Bưu điện chỉ vận chuyển an toàn khi hàng đã gói đúng chuẩn.

3. Có cần hóa đơn khi gửi hàng không?

Không bắt buộc, nhưng hàng điện tử hoặc giá trị cao nên có hóa đơn để xác minh nguồn gốc, tránh bị giữ kiểm tra.

4. Gửi hàng bưu điện có thu hộ được không (COD)?

Có. VNPost hỗ trợ dịch vụ COD toàn quốc, thu tiền người nhận và chuyển lại cho người gửi sau khi giao hàng thành công.

Lời kết

Cách gói hàng gửi bưu điện không chỉ là kỹ năng cơ bản mà còn là yếu tố quyết định trải nghiệm người nhận. Thực hiện đúng từng bước, chọn vật liệu phù hợp và tuân thủ hướng dẫn bưu điện giúp hàng hóa luôn an toàn trong suốt hành trình vận chuyển. Đầu tư thời gian cho khâu đóng gói là cách bảo vệ thương hiệu và uy tín kinh doanh hiệu quả nhất. Áp dụng ngay hôm nay để mỗi đơn hàng được gửi đi đều trọn vẹn và chuyên nghiệp.